+7(342)200-99-96
Сайт
Меню

Подготовка и проведение онлайн-мероприятий

За прошедший год все мы получили в той или иной мере практику организации и проведения онлайн-мероприятий. «Интернет-Пермь» проводила веб-конференции задолго до того, как это стало мейнстримом: в начале 2000-х мы организовали первую конференцию в рамках губернаторской избирательной кампании, это был первый опыт такого рода в регионе.

Потом к пресс-конференциям в онлайн-формате добавились мероприятия (были даже онлайн-соревнования), презентации… Безусловно, больше всего разнообразной практики дал 2020 год: от онлайн-хакатона для школьников и деловой игры для студентов до всероссийской онлайн-конференции по неврологии и онлайн-выставки с 18 зарубежными участниками.

Мы отточили мастерство, замерили трудоемкость, протестировали разные форматы и готовы предлагать организацию и проведению онлайн-мероприятий как услугу.

Вы можете заказать услугу под ключ, а можете выбрать отдельные этапы или пригласить нас в качестве консультантов.

Какие вопросы решаются при проведении онлайн-мероприятия?

1. Цели и ожидаемые результаты. Зачем мы все это затеваем и чем все это завершится, а самое главное, как мы поймем, что все завершилось, как мы задумывали? Для результатов мы вместе с заказчиком формируем «модельное представление», какими они должны быть: в чем выражаться, как измеряться. Количество участников при этом — важный, но не ключевой показатель, конечно, если вы не проводите мероприятие «а поговорить»: тут да, количество и качество собеседников имеют значение!

2. Формат и площадка. Цели и ожидаемые результаты ведут нас к формату. Достаточно ли нам будет конференции в Zoom? Это будет один поток или несколько параллельных? Или мы будем использовать Session Rooms? Или нам вообще достаточно голосового чата? А может, ClubHouse? А почему нет?

3. От формата и площадки, не забывая о целях и результатах, двигаемся к программе: темы, спикеры, форматы выступлений. От смены говорящих голов в кадре можно и устать, даже если эти головы прекрасны и рассказывают удивительные вещи. Как срежиссировать мероприятие, управлять интересом, ритмом, темпом? Программа — это не просто последовательность докладов. Это… спектакль, в котором должны быть свои герои, сюжеты, драма. Ну и ружье, которое обязательно должно выстрелить. Желательно, в результаты.

4. Программа готова. Спикеры согласны — за спасибо или за гонорар, это мы уже тоже знаем. Таймлайн. Желательную дату проведения мы, на самом деле, уже обсуждали – на этапе целей и результатов мы уже спросили, почему именно в этот день? И прохождение трех предыдущих этапов сильно зависит от удаленности этого дня от даты, когда вопрос прозвучал. На четвертом шаге мы планируем ключевые даты и точки готовности. Одна из важнейших точек, если у нас предусмотрены презентации с показом картинок и вот этого всего, — готовность презентаций.

5. Да, мы запрашиваем презентации у спикеров. Более того: мы их еще и отсматриваем, рецензируем, рекомендуем (а иногда требуем…) внести правки. Это не потому, что мы такие строгие, это все ради качества конечного продукта — мероприятия. Если презентаций нет или решительно не получается добиться желаемого качества, мы готовы или консультировать, как сделать, или сделать их для вас. Мы не изобретаем велосипеды: формат PowerPoint подходит практически для всех случаев, запускается практически на всех устройствах, переносится с устройства на устройство, не создает проблем и сюрпризов в момент проведения. Важно: все подготовленные презентации мы сохраняем у себя и в момент проведения мероприятия готовы, если потребуется, не только включить презентацию спикера, которая у него зависла, не открылась, потерялась, но и представить материал по слайдам, если спикер по техническим причинам не смог это сделать. 

6. Репетиции. Нам мало посмотреть презентацию в файле. Нам надо увидеть презентацию и спикера в деле. Перед камерой. Не читающего текст с экрана. Общающегося с невидимой аудиторией. Живого и эмпатичного. Способного пошутить над технической заминкой и, если все пошло не так, изложить тему без опоры на презентацию. Отдельно мы репетируем случаи, требующие особого сопровождения, например, когда нужна помощь переводчика или запуск нетривиальной демонстрации. Мы слушаем, смотрим, успокаиваем, говорим, что все хорошо, но вот тут надо сделать иначе, учим смотреть в камеру и улыбаться, ставим коммуникационные акценты в выступлении, отмечаем нелогичности и нестыковки и обещаем, что все непременно получится. А куда оно денется?

7. Сопровождение и модерация. В час Х мы будем с вами. Рядом. Онлайн или оффлайн, если мы можем к вам приехать. Мы даже можем промодерировать ваше мероприятие. Модератор — это крепкое сочетание веселого и уверенного тамады, ведущего ответственного концерта, радушного хозяина и всемогущего волшебника. К волшебству, к счастью, прибегать приходится редко, а вот все остальное — всегда и с удовольствием. 

8. Продвижение. Это мы тоже умеем. Мы этим занимаемся последние 20+ лет. Подготовим страницу — у вас на сайте или в виде лэндинга, напишем текст, скажем, какие поискать фотографии в архивах или поищем их в фотобанках, встроим форму регистрации, настроим и запустим рекламу, пообщаемся с зарегистрированными пользователями, напишем им все доброжелательные письма до и после проведения мероприятия.

9. Пост-активити. Мероприятие прошло, уфф, выдохнули? Нет. Надо разобрать собранные материалы и контакты, подготовить и нарезать видео, вылить ролики на Ютуб, создав плейлисты, подготовить пост-релиз и так далее. Мы все это можем.

Эти девять этапов отражают путь к подготовке онлайн-мероприятия от идеи до воплощения. И мы готовы пройти этот путь вместе с вами.

Как самостоятельный продукт могут быть заказаны следующие этапы:

- Проектирование мероприятия: этапы 1 – 4. Что вы получите на выходе: план по проведению с тематической программой и таймлайном.

- Подготовка презентаций: этап 5. Можем улучшать существующие (если объективно презентации поддаются улучшению), можем создать новые. Будет много обсуждений, потребуется вовлеченное участие заказчика.

- Репетиции: этап 6.

- Модерация: этап 7. Немного странной кажется идея модерировать мероприятие, в создании которого ты не участвовал, но мы можем.

- Продвижение: этап 8. Это вообще наша постоянная работа.

Сколько это стоит?

Стоимость привязана к единой стоимости часа нашей работы. Она составляет 2400 рублей.

Этап Что делаем Объем
Проектирование Обсуждаем цели и результаты. Проектируем формат - то, как мероприятие будет устроено. Подбираем площадку. Формируем программу, связывая нужные темы в единое "полотно". Составляем таймлайн, определяя контрольные точки и даты. 8 часов
Презентации Просмотр и рецензирование презентаций спикеров каждые полные и неполные 40 слайдов = 1 час, не менее 1 часа
Редактирование презентаций, включая перевод на русский / английский язык каждые полные и неполные 20 слайдов = 2 часа, не менее 2 часов
Разработка презентаций с предварительным дистанционным обсуждением и консультированием по поводу содержания 30 минут говорения ~ 10 содержательных слайдов и 3-5 дополнительных = 3 часа + 1 час на обсуждение, не менее 4 часов
Репетиции. Для любого мероприятия рекомендуется хотя бы одна общая репетиция с отработкой ролей участников, порядка выступлений (без самих выступлений) длительностью 1 час Онлайн час; по фактически затраченному времени; не менее 1 часа
С выездом в офис заказчика час; по фактически затраченному времени; не менее 1 часа; +1 час
Сопровождение и модерация Онлайн час; по фактически затраченному времени; не менее 1 часа
С выездом в офис заказчика (мы можем обеспечить для модератора свой ноутбук, студийный микрофон, свет) час; по фактически затраченному времени; не менее 1 часа; +1 час за каждый день сопровождения
Продвижение Формируем медиаплан, подбираем каналы и форматы продвижения, оцениваем возможные результаты, готовим все материалы для размещения, готовим наполнение для страницы на сайте заказчика, тексты для социальных сетей в связи с мероприятием, при необходимости / по желанию / при возможности создаем лэндинг По согласованному медиаплану
Пост-активити Редактирование видеозаписи мероприятия (нарезка на отдельные выступления) без монтажа и наложения титров 1 час снятого видео = 0,5 часа работы
Редактирование видеозаписи мероприятия (нарезка на отдельные выступления) без креативного монтажа с наложением титров 1 час снятого видео = 1,5 часа работы
Прочие виды задач Обсуждаются и оцениваются индивидуально
Дополнительно, если требуется, оплачиваются: Тарифный план площадки
Хостинг и домен для лэндинга
Тарифный план сервиса рассылки
Материалы фотобанков
Прочие дополнительные расходы, связанные с использованием внешних ресурсов


А можно на примере показать?

Можно. Вот расчет для недавнего мероприятия: двухдневная конференция в Zoom с иностранными спикерами и пермскими участниками.

Этап Что делаем Объем Стоимость
Проектирование Обсуждаем цели и результаты. Проектируем формат. Подбираем площадку. Формируем программу. Составляем таймлайн. 8 19200 Единый тариф
Презентации Просмотр и рецензирование презентаций спикеров 14 33600 Мы отсмотрели 18 презентаций спикеров. В среднем в презентации было 30 слайдов, но размер презентаций отличался: от 12 слайдов в самой маленькой до 54 в самой большой
Редактирование презентаций, включая перевод на русский / английский язык 3 7200 Мы отредактировали 2 презентации: переформатировали содержание существующих, оформили в фирменном стиле и перевели на русский язык 1 презентацию с английского языка
Разработка презентаций с предварительным дистанционным обсуждением и консультированием по поводу содержания 0 0 В рамках этого мероприятия такой задачи не было
Репетиции Онлайн 1,5 3600 Мы провели 1 дистанционную репетицию длительностью 1,5 часа с 2 зарубежными спикерами
С выездом в офис заказчика 3 7200 Мы провели 3-часовую репетицию в офисе заказчика с сотрудниками заказчика и еще 2 спикера подключились к репетиции дистанционно
Сопровождение и модерация Онлайн 1 2400
С выездом в офис заказчика 13 31200 Мероприятие длилось 2 дня, каждый день - с 12 до 17.30. Итого 5,5 часов каждый день +1 час.
Продвижение Медиаплан, подготовка, размещение, сопровождение рекламной кампании, сопровождение процесса регистрации 1 50000 Мы не можем раскрывать подробности медиаплана. Скажем, что сумма была чуть более 50000 руб.
Пост-активити Редактирование видеозаписи мероприятия (нарезка на отдельные выступления) без монтажа и наложения титров 5,5 13200 Мы подготовили и опубликовали 18 видеороликов в Youtube. Общая длительность снятого видео - 11 часов
Редактирование видеозаписи мероприятия (нарезка на отдельные выступления) без креативного монтажа с наложением титров 0 0 В рамках этого мероприятия такой задачи не было
Прочие виды задач 0 В рамках этого мероприятия такой задачи не было
Дополнительно, если требуется, оплачиваются: Тарифный план площадки 4500 Профессиональный тариф в Zoom + расширение до 500 подключений и Session Rooms на 1 месяц (меньше нельзя)
Хостинг и домен для лэндинга 0 Не требовалось
Тарифный план сервиса рассылки 0 Не требовалось
Материалы фотобанков 0 Не требовалось
Прочие дополнительные расходы, связанные с использованием внешних ресурсов 0 Не требовалось
ИТОГО: 172100